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メリットたくさん!出張旅費規定の導入方法について

旅費出張規定とは

出張旅費規定とは、会社において、出張費用の取り扱いを定めた規定のことです。

出張旅費規定は、出張時の雑多な経費精算を簡易に行え、節税対策にもなる規定です。

出張旅費規定の概要については、以前に以下の記事でご紹介しています。

出張旅費規定の定め方

出張旅費規定は、会社ごとにそれぞれ内容を定め、導入しなければなりません。

導入には、主に以下のような手順を踏む必要があります。

  1. 出張旅費規定の目的と適応範囲の決定
  2. 出張の定義と出張費に含まれるものの決定
  3. 申請方法、精算方法の決定
  4. 宿泊料金の上限の決定
  5. 交通費の上限などの決定
  6. 出張手当、日当の決定

上記の手順で、定めるべき内容を定め、出張旅費規定を作成します。

目的と適用範囲の決定

まずは、出張旅費規定の目的と適用範囲を決めます。

会社の就業規則に出張旅費規定の目的やルールを明記しておくと良いでしょう。申請することで、全従業員が規定の適用を受けられることを記しておくようにしましょう。

出張の定義、出張費に含まれるものの決定

次に、「出張」の定義を行います。

出張の定義は、会社によって異なりますが、一般的には距離で定めることが多く、「移動距離が〜km以上」というような形で定義されています。

また、出張旅費規定では、日帰り出張や宿泊出張など、出張の種類ごとに日当や手当の金額を変更することができます。ですので、それぞれについての定義を行っておくと良いでしょう。

また、どんな経費が出張費に含まれるのかも定義します。一般的には、交通費、宿泊費、日当などが出張費とされるケースが多いです。

申請方法、精算方法を決める

続いて、出張旅費規定の申請方法と精算方法を決めます。

事前の申請フローや事後の精算方法について、具体的に決めましょう。

申請に関しては、申請用の書式を準備する必要があります。申請書の項目に特に決まりはありません。日時、場所、担当者、用件などを記載するようにしておくと良いでしょう。

精算に関しては、精算の方法や支給のタイミングなどを決めておきましょう。

宿泊料金の上限を定める

宿泊料金の上限を定めましょう。ルールはありませんが、あまりに高額に設定している場合、出張旅費規定として認められず、課税対象となるケースもあります。

また、役職ごとに異なる上限金額を設定することが可能です。

交通費について定める

出張時にかかった交通費について、上限金額や利用交通手段などを定めます。

こちらも役職ごとに異なる規定を行うことができます。例えば、新幹線のグリーン車の利用や、飛行機の利用区分などに関して、明確な基準を設けておきましょう。

出張手当、日当を定める

出張手当や日当は、出張の際に必要となる支出の中で、経費として精算できない個人の出費を補填する意味合いを持ちます。歯ブラシの購入やクリーニング代など、経費として精算できない出費が、出張には伴うためです。

手当や日当は、出張の種類と役職に応じて、異なる規定が可能です。

まとめ

  • 出張旅費規定の内容は会社ごとに定める
  • 7つの項目を決めることで導入することが可能
  • それぞれの内容について、明確に定め、全従業員が利用できる必要がある
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