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見積書を発行するメリットと請求書との違いについて

見積書とは

見積書とは、契約の前段階で受注側が取引内容の金額、数量、工数、期間などを発注側に提示するための文章です。

発注側は見積書を確認し、契約内容の変更や交渉を行います。その後、双方で内容を了承できれば契約を行うのが一般的です。

見積書を発行するメリット

契約を行う場合、見積書を必ず発行しなければいけないわけではありません。それでも多くの企業が見積書を発行するのは、メリットがあるためです。

契約内容の確認

一つ目のメリットは、契約前にその内容をきちんと確認することができ、支払い時のトラブルをさけることができることです。

具体的に契約内容の確認を行うことで、認識のずれなどから生じるトラブルを避けることができます。見積書に個数や単価といった取引条件を明示しておくことで、言った言わないなどというトラブルを防げます。

価格や内容の比較

二つ目のメリットとしては、発注側が価格や内容を比較するために見積書を活用することがあげられます。

同じ条件で複数の会社に見積を依頼し、それらを比較して最も条件に合う企業に依頼する。相見積もりを行うことで、より条件のいい発注先を見つけることができます。

契約への流れを作る

三つ目のメリットは、見積書があることで、発注側が発注までの手続きを行いやすくなることです。

発注側にとって、契約を行うためには社内調整などの手続きが必要です。

その際に、取引を行うか否かを判断するための材料として、見積書が重要な役目を果たします。見積書によって、具体的な契約内容を確認し、正式に発注するかが決まっていきます。

見積書と請求書の違い

見積書と請求書は、記載されている内容が似通っています。ですが、それぞれの持つ性質は全く異なります。

見積書は、これまでお伝えしているように契約を行う前にその内容を共有することを主たる目的として発行されます。受注側と発注側が契約内容を確認し、合意を得るために使われます。

一方、請求書は、契約内容の実施後に、その内容に沿って支払いを行なってもらうために発行します。請求書を発行することで、支払いが行われる形が一般的です。そのため、受注側は支払いをしてもらうために請求書を発行する必要があります。また、発注側は支払った金額を記録しておくために請求書を保管しておく必要があります。

まとめ

  • 見積書とは、契約の前段階で受注側が取引内容の金額、数量、工数、期間などを発注側に提示するための文章
  • 見積書を発行することは、受注側・発注側双方にメリットとなる
  • 見積書と請求書は似て非なるものなので注意する
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