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クラウド会計とは?クラウドのメリットと導入方法、おすすめソフトについて

クラウド会計とは

クラウド会計とは、インターネットを経由しオンラインで利用のできる会計システムです。

「クラウド」は英語で雲を意味する単語ですが、近年ではネットワークにつながっているサーバーが提供するサービスを、パソコンやスマホなどの端末で利用できる場合に「クラウド○○」と呼ばれています。

以前の会計ソフトは、利用するためにパソコン1台ずつにソフトのインストールを行ったり、ライセンスを購入しなければなりませんでした。会計ソフトをインストールしてあるパソコンのみでしか会計処理を行えず、データもそのパソコンだけに保存されていました。

一方、クラウド会計の場合、インターネットにつながっている端末であれば、基本的にいつでもどこでも会計処理を行うことが可能です。ソフトをインストールする必要もありませんし、特定のパソコンからでないと会計処理ができないということもありません。

会社のパソコンだけでなく、自宅のパソコンや出先でのスマホなど、どんなところでもネットさえ繋がれば経理作業を行える点が、クラウド会計と従来の会計ソフトとの大きな違いです。

クラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトには、従来の会計ソフトと比較してのメリットが複数存在しています。

どの端末からでも利用できる

クラウド会計ソフトは、インターネットにつながるデバイスがあれば、いつでもどこでも利用できます。従来の会計ソフトの場合、特定の場所や時間でなければ会計処理をできないケースがほとんどでした。

しかし、クラウド会計ソフトの場合、いつでもどこでも、時間や場所に縛られることなく会計処理が可能です。

銀行口座やカード明細を自動で連携

クラウド会計ソフトでは、クレジットカード会社のデータやネットバンキングを連携して、自動的に明細情報を取得するように設定を行えます

銀行口座への入出金やクレジットカードの利用履歴などのデータが自動で会計ソフトに反映されます。

従来の会計ソフトの場合、銀行口座やクレジットカードの利用履歴などは、ひとつひとつ入力しなければならず、多くの時間と労力を必要としていました。

ですが、クラウド会計ではそれらを自動化することができ、多くの時間と労力を削減することが可能です。

常に最新版のソフトを利用できる

クラウド会計ソフトはインターネットにつなげてオンラインで利用するソフトですので、常に最新バージョンを利用できます

クラウド会計では、従来の会計ソフトのように、最新版が出る度に新しいバージョンを購入し、アップデートを行わなければいけないということがありません。

また、パソコンやスマホを買い替えた場合でも、インターネットにつなぐことができれば以前のデータにも問題なくアクセス可能です。

法改正にも手軽に対応できる

クラウド会計ソフトは、消費税の増税や法改正といった会計に関わる変更事項があった場合にも簡単に対応することができます。特に利用者側が何かに対応する必要はなく、サービスの提供会社の方で更新等の対応を行います。

従来の会計ソフトでは、消費税の増税や法改正の度に新しいソフトを購入したり、新たにインストールを行う必要がありましたが、クラウド会計ソフトではそういった手間を大幅に省いてくれます。

バックアップがあり安心

クラウド会計ソフトに入力したデータは、サーバーに保管されているため、わざわざ利用者側でバックアップを取る必要がありません

従来の会計ソフトの場合、万が一に備えて、USBメモリやHDDにデータのバックアップを取り、それらを保管しておくコストが発生していました。

クラウド会計の場合、バックアップを取る必要がなく、それらの業務を削減することができます。

複数人がデータにアクセスできる

クラウド会計ソフトは、インターネットに繋がる環境であればどこからでもアクセスすることができるため、同じデータを複数人で扱うことができます。

特定のパソコンでないと作業することができなかった従来の会計ソフトに対し、クラウド会計ソフトの場合は同時に作業が可能な分、業務の効率化を図ることが可能です

わざわざ会計データのやり取りを行う必要がなく、ソフトにアクセスすれば誰でもデータを確認することができるため、オンライン上での税務に関するコミュニケーションも非常に円滑に行えるようになります。

クラウド会計ソフトのデメリット

クラウド会計ソフトのメリットをたくさん紹介してきましたが、デメリットが存在しないわけではありません。

維持費が必要

クラウド会計ソフトは、従来の会計ソフトのような買い切りではなく、月額や年額の使用料を支払って利用するサービスです。

ですので、導入後も毎月一定額のランニングコストが発生します。

購入型の代表的な会計ソフトの価格が40,000円程度であり、アップデートへの対応も必要なことを考えると、維持費が発生することが必ずしもデメリットとは言い難いかもしれません。

インターネット環境でなければ利用できない

クラウド会計ソフトを利用するためには、インターネット環境が必須です。

利用の度にサーバーにアクセスし、入力した情報をサーバーに保存するため、インターネットに接続されていないと利用することができないのです。

セキュリティに不安がある

クラウド会計ソフトはインターネットに繋がっているサーバーに情報を保存するため、悪意のあるハッカーによる攻撃や、サーバーの重大なトラブルによって保存していたデータが外部に流出してしまう可能性があります。

サービス提供会社は厳重なセキュリティ対策を行っていますが、情報流出の可能性を0にすることはできません。

ですが、購入型の会計ソフトもパソコンがウイルスに感染するなどして、情報が流出してしまうリスクがあります。対策としてセキュリティソフトを入れる場合には余計な費用が発生しますし、ソフトを入れてもリスクを0にすることはできません。

クラウド型にも購入型にもそれぞれのセキュリティリスクがあることを知っておくとよいでしょう。

操作性に慣れが必要

クラウド会計ソフトは従来の会計ソフトと比較して非常に便利な機能が多いのですが、それゆえにすべての機能を使いこなすためには時間と慣れが必要です。

多くのクラウド会計ソフトでサポートが用意されており、簡単に利用を開始することができますが、従来の会計ソフトに慣れている方にとっては、少し使いにくく感じてしまう方がいらっしゃるかもしれません。

デメリットもあるけれど、業務の効率化は間違いなし

ここまででご確認いただいたように、クラウド会計ソフトにはメリット・デメリットともに存在します。

ですが、デメリット以上に多くのメリットが存在しており、クラウド会計を導入していない多くの企業では、導入することで格段に業務の効率化を図れるのではないでしょうか。

また、多くのクラウド会計ソフトが他のクラウドサービスとの連携が可能になっています。

例えば、クラウドの顧客管理システムや営業管理システムを利用している場合、それらのサービスとクラウド会計ソフトを連携させることでさらに業務の効率化が図れます。

営業管理ソフトで請求書を作成すると、会計ソフトの方で自動で売掛金を登録するといったことが可能となり、情報共有の正確性とスピード感をアップできます。

会計情報をスピーディーに共有できるため、業務の効率化のみならず、経営面においてもメリットを享受できるかもしれません。

従来の会計ソフトクラウド会計
使用環境ソフトを導入した特定のパソコンインターネットにつながるデバイス
仕訳一つずつ手入力カードなどと連携させることで自動で仕訳
変更事項アップデートなどで都度対応作業が必要自動で勝手にアップデート対応
料金購入で数千円〜数十万円
(アップデート料が必要)
毎年0円〜数万円
(アカウント数による)
セキュリティ利用者がすべてを行う銀行と同程度のセキュリティをサービス提供会社が行う

クラウド会計ソフトの導入方法

ここまででクラウド会計ソフトの特徴やメリットについて理解していただけたと思います。

ここからは、クラウド会計ソフトの導入方法についていくつかのケースに分けて紹介していきます。

これから会計ソフトを導入する場合

これから会計ソフトを導入する場合には、インターネットで「クラウド会計」と検索し、候補に上がったサービスの中から一つを選択して利用開始するだけで大丈夫です。

従来の会計ソフトのように、何かを購入する必要もなく、メールアドレスとパスワードを入力するだけで利用を開始できます。

多くのクラウド会計ソフトでは無料のサービスが提供されており、規模の小さい事業の場合は、無料版でも事足りるケースもあります。また、有料版を利用する場合でも事前に無料のお試し版を使える場合が多いです。

まずは無料で試してみて、クラウド会計ソフトについての理解を深めると良いでしょう。

従来の会計ソフトを利用していた場合

従来の会計ソフトを利用していた場合、クラウド会計ソフトへと乗り換えるためには作業が必要となってきます。

これまでのインストール型の会計ソフトを利用していた企業や個人事業主の方は、期の切り替えのタイミングでクラウド会計ソフトの利用を開始される方が多いようです。

しかし、期の途中で入力がある場合でも、クラウド会計ソフトにはインストール型の会計ソフトからのデータ移行を簡単に行える機能を持っている場合も多いです。

サポートを活用することで従来の会計ソフトからのデータ移行も比較的簡単に行うことができるでしょう。

税理士に業務を任せている場合

税理士に経理業務を一括で任せている場合、クラウド会計ソフトを利用することで従来よりも少し、作業は増加します。

ですが、クラウド会計ソフトを導入することで経営に関わる数字をリアルタイムで把握できるようになります。

日々の記帳はクラウド会計ソフトが自動で行ってくれるため、作業と言ってもほとんどありません。また、決算申告の部分などは税理士に依頼して書類や申請を代行してもらえます。

クラウド会計ソフトを導入することで、経営に関わる数字をリアルタイムで把握できるとともに、税理士にすべてを任せていた場合と比較して、月々に支払う料金を抑えることが可能となるでしょう。

代表的なクラウド会計ソフト

クラウド会計ソフトは、たくさんありますが、今回は機能や料金面などでおすすめできる会計ソフトを3つ紹介します。

それぞれの特徴や料金を踏まえた上で、どれを利用するのか決めていただけるとよいかと思います。

会計freee

会計freeeホームページ

会計freeeは業界シェアNo1を誇るクラウド会計ソフトです。

感覚的に操作することができ、簿記の知識が乏しい方でもストレスなく会計処理を行えます。

初期費用は無料で、個人事業主の場合は月々1,180円(税抜)、法人の場合は月々1,980円(税抜)からプランが用意されています。

有料プランには30日間の無料お試し期間があるので、気になる方はまずは利用してみて、必要に応じてプランのアップデートを行うと良いでしょう。

マネーフォワード クラウド会計

マネーフォワード クラウド会計ホームページ

マネーフォワードが提供するクラウド会計ソフトです。

コスパがよく、低価格ですがサービスもきちんとしています。

個人事業主の年額プランで月々800円(税抜)、法人で月々2,980円(税抜)のプランから提供されています。

こちらも1ヶ月間の無料お試し期間があるので、まずは無料で利用してみると良いでしょう。

弥生会計オンライン

弥生会計オンライン

弥生会計オンラインは、インストール型会計ソフトの大手である弥生が提供するクラウド会計ソフトです。

これまでの実績に裏打ちされたサポートの厚さが魅力で、他のクラウド会計ソフトと比べてもサポート面が非常に充実しています。

弥生会計オンラインは個人事業主には対応していません。法人向けの最大2ヶ月間の無料プランと、年額26,000円(税抜)、年額30,000円(税抜)の3つのプランが提供されています。

弥生会計オンラインの最大の特徴であるサポートサービスを受けるためには、30,000円(税抜)のベーシックプランを利用することをおすすめします。

海外のクラウド会計事情

経済の国際化が進み、海外の企業や消費者を対象にしてビジネスを行う機会も増えてきています。

そのため、会計ソフトも日本国内だけでなく、海外でも使えるサービスとして提供するところが増えてきました。

海外で提供されている会計サービスと日本で提供されている、外貨も取り扱える会計ソフトについてご紹介します。

Xero

Xero

Xeroは法人向けのクラウド会計サービスです。

主に中小企業を意識したサービスを展開しています。会計や経理担当の方が使うようなプロ向けの仕様となっているのが特徴です。

また、複数通貨の取り扱いも可能で、海外での事業にも適しています。

月額20$のプランから提供されており、iOSやAndroidのアプリも用意されています。

FreshBooks

FreshBooks

海外のフリーランスの間で人気があるのがFreshBooksです。

簿記などの知識のない方でも簡単に利用できる作りになっており、ユーザーへの負担が少ない点が特徴です。

日本でもサービス提供されていますが、現状日本語には対応していません。

年額払いの場合、月々15$のプランから提供されています。セールを実施している場合もあるようです。

Wave Accounting

Wave Accounting

無料で利用できるサービスがWave Accountingです。

アフィリエイトの収益で運用しているため、広告は表示されますが、無料で利用することができます。

日本語には対応していませんが、日本でもサービス提供が行われています。

外貨に対応しているクラウド会計ソフト

海外に事業所があったり、海外との取引がある場合には外貨建取引が発生することがあります。

レートの計算など、日本円のみの場合と比べて煩雑になってしまいます。

ですが、クラウド会計ソフトで外貨建取引に対応しているサービスも多くあります。

先に紹介した、「freee」では専用のアプリが用意されていますし、「マネーフォワード クラウド会計」でも外貨建取引に対応が可能です。

外貨処理には税法等で注意しなければならない点が多くありますので、利用の際には税理士に相談することをおすすめします。

まとめ

クラウド会計ソフトは、従来の会計ソフトの欠点を補うことで、会計業務にかかるコストや時間を大きく削減することを可能としてくれます。

毎月のランニングコストなど、新たに発生するものもありますが、それ以上のメリットがあるサービスと言って間違いないでしょう。

会計業務を効率化し、会社経営に重要なことにフォーカスするためにも、クラウド会計の検討をおすすめします。

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