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経費計上に必要な領収書とその代わりとなる書類について

事業を行っていると、必ずといっていいほど発生するのが経費です。

節税の観点からも、経費として認められる出費については、しっかりと計上したいところです。

すべての出費が経費として認められるわけではありませんが、経費として計上するためには、領収書のような支払いを証明する書類が必要になります。

今回は、領収書として認められる書類の条件や、領収書を補完する書類について確認していきましょう。

領収書として認められる書類

税務上、支払いを行ったことを証明する領収書は大変重要な書類です。しかし、領収書には決まった形式があるわけではありません

では、どのような条件を満たしていると領収書として認められるのでしょうか?

領収書として認められるためには、以下の内容が記されている必要があります。

  1. 支払いを行った日付
  2. 支払いを行った者
  3. 支払った金額
  4. 支払いを受けた者
  5. 支払いを行った理由

これらの条件を満たしている書類であれば、領収書としての役割を満たします。ですので、「受領書」や「代済」、「相済」「了」と記載された書類や「お買い上げ票」と記載されたものも領収書にあたります。

上記の条件を満たしていれば、レシートも領収書として有効です。

消費税法に関する条文の中でも、領収書という言葉は使用されず、「事業者に交付する請求書、納付書やこれに類する書類」と記されています。

あくまで、取引や支払いを証明することが書類の役割として大切です。

領収書を補完する書類

先に紹介したもの以外でも、領収書として認められる書類があります。

  • インターネットで買い物を行った際の確認メールや取引画面のキャプチャー画像
  • クレジットカードの請求書や利用明細書
  • 銀行の振込受領書や払込受領書、通帳の記録
  • 香典返しのお礼状や挨拶
  • 祝儀袋の表書きのコピー、招待状、開催通知メール

領収書の発行が難しい場合には、上記のような書類が領収書の代わりとしての役目を果たします。

金銭の授受が発生したことを示している点が重要なポイントです。

すべてが経費となるわけではない

領収書やそれに代わる書類を発行したとしても、すべてが経費として認められるわけではありません

国税庁のサイトでは、「経費」を以下のように定義しています。

総収入金額に対応する売上原価、そのほかにその総収入金額を得るために直接要した費用
その年に発生した販売費、一般管理費、その他の業務関連の費用

領収書があれば、すべて経費となるわけではありません。

計上する際には、十分に注意しましょう。

まとめ

  • 領収書には決まった形式があるわけではない
  • 条件を満たしていれば、領収書を違う書類で補完できる
  • 領収書があればすべて経費となるわけではないので注意
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